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南寧市建設工程檔案歸檔整理基本要求

時間:2023-02-17 | 瀏覽量:5438

南寧市建設工程檔案歸檔整理基本要求

 

一、 立卷的原則和方法

1.立卷應遵循工程文件的自然形成規律,保持卷內文件的有機聯系,便于檔案的保管和利用。

2.一個建設工程由多個單位工程組成時,工程文件應按單位工程組卷。
3.立卷可采用如下方法:
①工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分;

②工程準備階段文件可按建設程序、專業、形成單位等組卷;
③監理文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷;
④施工文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷;
⑤竣工圖可按單位工程、專業等組卷;
⑥竣工驗收文件按單位工程、專業等組卷。
二、初步整理要求
1.拆釘:把歸檔文件所有的金屬物拆除,以免銹蝕紙張。
2.托裱或修補:文件紙張幅面小于260×184毫米(16K)的用A4白紙裱托(印制成一本的除外);凡破損的文件都要用A4白紙托補,圖紙破損用毛邊紙托補,并壓平整。用檔案專用膠水或漿糊粘貼,不能用雙面膠或透明膠等粘貼。

3.裝訂:按檔案內容有機聯系分類組合成卷,每一份文件(散件)裝訂成一冊(若一份內容的厚度超過2公分則裝訂成若干冊), 印刷成冊的工程文件宜保持原狀,要求選用適當厚度的檔案盒裝載,對于印刷成冊的文件宜盡量不再分盒組卷。用棉紗線繩三孔裝訂法裝訂,紙邊距孔12毫米,頭尾距50毫米,訂結打在背面,要求結實、平整,竣工圖不需要裝訂。(檔案因要進行電子掃描,目前不需要裝訂,每一份文件只要用棉紗線繩扎好)

4.圖紙裁邊:按照圖紙的邊框線(有內框線和外框線),裁去外框線以外的多余紙邊,保留外框線。

5.圖紙折疊方法:按A4紙張尺寸,用“手風琴”式折疊法,先上下,后左右折疊,圖標外翻,以便查閱。
三、卷內文件的編目
1.編寫頁號:卷內文件均按有書寫內容的頁面編號,每卷單獨編號,頁號從“1”開始。用打碼機打印頁號,使用紅色快干清潔印泥油。案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編頁號。

2.頁號編寫位置:單面書寫的文件在正面的右下角; 雙面書寫的文件正面在右下角,背面在左下角。如遇紙張幅面大于A4紙尺寸的,在正面的右下角編頁號后折成A4尺寸,顯示文件標題。圖紙在圖標下面右下角編頁號。頁號位置在距紙邊的右邊和下邊各10毫米。

3.檔案卷號(檔號)蓋印位置:每份文件正面右上角空白位置蓋上檔案卷號,用數字(規格61×11×37㎜ )蓋印,如果沒有空白位置,則蓋在該份文件的背面右上角。每張圖紙折疊好后,蓋印在翻開圖標面(直開面)的右上角。檔案卷號距紙邊的左邊和上邊各10毫米

4. 印油:應使用紅色快干清潔印泥油,不能用染料類印油,以免褪色。

5. 卷內目錄的填寫方法:(用我館電子文檔格式激光打印機打?。?

①卷內目錄需按國際要求表格打印,與國標稍有不同,卷內目錄“責任者欄寬度由2cm改為3cm,“文件題名”欄寬度由7cm改為6cm。

②順序號:以一份文件為單位,用阿拉伯數字,由“1”開始按順序排列編寫(成套圖紙或印刷成冊的文件材料,自成一卷的,不必重新編寫頁碼,卷內目錄按文件材料的目錄錄入;無頁碼但需要掃描的頁面,由我館擬定掃描文件命名方式)。

③責任者:填寫文件直接形成的單位和個人,有多個責任者時,選擇兩個主要責任者,其余用“等”代替。

④文件編號:填寫工程文件的文號或圖號。

⑤文件題名:文件標題的全稱(“文件題名”應填寫文件標題的全稱;當文件無標題時,應根據內容擬寫標題,擬寫標題外加“[]”符號)。

⑥日期:填寫文件形成日期或文件的起止日期,若只有一個日期,用8位數字表示,格式如2015年1月1日為“20150101”;若存在起止日期,則表示為20150101-20160101,“-” 為半角狀態下的連接符。

⑦頁次:填寫文件在卷內所排列的起始頁號,最后一份文件應填寫起止頁號。

⑧卷內目錄放在案卷內文件之前。

6.卷內備考表的填寫方法(用我館電子文檔格式激光打印機打?。?

①卷內備考表是記錄案卷內文件的總頁數、各類文件頁數(照片張數),以及在組卷和使用過程中需要說明的問題。立卷人(由檔案移交單位經辦人或檔案移交單位委托的檔案整理公司經辦人)、審核人(由檔案移交單位審核人)必須簽名負責,并填寫整理時間,按國標統一要求打印。

②備考表放在本卷內文件之后。

四、檔案盒封面和脊背的填寫方法(針式打印機打?。?/b>

檔案盒封面及脊背字體用小二號黑體加粗,居中打??;阿拉伯數字用小一號黑體加粗。使用紅色快干清潔印泥油蓋印。所用牛皮紙的顏色必須接近于檔案盒的顏色。用檔案專用膠水或漿糊粘貼,不能用雙面膠或透明膠等粘貼。檔案盒脊背內容太多時可適當簡化,由我館確定。

1.案卷封面的填寫方法:

①檔號:由我館按檔案組卷數量確定檔案卷號,用數字(規格61×11×37㎜)蓋印。

②案卷題名:填寫建設單位名稱(全稱)、工程名稱、專業名稱、卷內文件的內容。

③立卷單位:填寫案卷內文件的形成單位。

④起止日期:填寫案卷內文件形成的起止日期。

⑤保管期限:填寫檔案保管期限(分永久、長期),由我館按卷內文件內容確定保管期限。

⑥密級:依據保密規定分為機密、秘密。由我館按卷內文件內容確定保管密級。

注:2)—(6)項用針式打印機打印在同張70g的牛皮紙上。粘貼要牢固,不起泡不翹邊,整齊。

2.案卷脊背的填寫方法:

①檔號:同封面一樣的檔號,用數字(規格61×11×37㎜)蓋在側面頂端處。

②案卷題名:將單位名稱、工程名稱、專業名稱、文件的內容用針式打印機打印在70g的牛皮紙上后粘貼。

五、檔案盒

1.檔案盒的外表尺寸為310mm×220mm。

2.檔案盒所用材料應采用無酸紙(680g)制作(應為硬紙盒)。

 

 

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